Privacy Policy
Contents
1. Who we are
Appoint With Me is operated by Pafios Tech, based in Cyprus. We are the data controller for the personal data you provide when signing up for and using the Service.
Contact: support@appointwith.me
2. What data we collect and why
We collect only the data necessary to provide and operate the Service.
| Data | Source | Purpose |
|---|---|---|
| Full name | Signup form | Account identification and communications |
| Business name | Signup form | Service setup and account identification |
| Email address | Signup form | Service communications, support, billing notifications |
| Phone number | Signup form | Setup coordination |
| Number of practitioners | Signup form | Determining the correct subscription price |
| Payment method | Stripe (not stored by us) | Subscription billing |
| Stripe Customer ID | Stripe API | Linking your account to your billing record |
We do not collect data beyond what is listed above. We do not use tracking pixels, advertising networks, or behavioural analytics.
3. Legal basis for processing
Under the General Data Protection Regulation (GDPR), we process your personal data on the following legal bases:
- Contract performance (Article 6(1)(b)) — processing your name, business name, email, phone, and practitioner count is necessary to set up and deliver the Service you have requested.
- Legitimate interests (Article 6(1)(f)) — retaining your Stripe Customer ID and signup record is necessary for billing, account management, and resolving disputes. Our legitimate interest does not override your rights.
- Legal obligation (Article 6(1)(c)) — we may be required to retain certain records (such as invoices) to comply with tax and accounting obligations under Cyprus law.
4. How we use your data
Your data is used exclusively to:
- Set up and deploy your booking system
- Communicate with you about your account, setup progress, and support requests
- Process your subscription payments via Stripe
- Send billing-related notifications (invoices, payment failures, subscription changes)
- Maintain an internal record of active customers for account management purposes
We do not use your data for marketing to third parties, profiling, or automated decision-making.
5. Who we share your data with
We share your data only with the third-party services necessary to operate the platform. Each acts as a data processor on our behalf.
| Service | Purpose | Data shared |
|---|---|---|
| Stripe | Payment processing and subscription management | Name, email, phone, payment method |
| Google (Gmail & Sheets) | Signup log and notification emails sent from our account | Name, business name, email, phone, practitioner count |
| Cloudflare | Hosting of the signup page | IP address and standard HTTP request metadata (not stored by us) |
We do not sell your data. We do not share your data with any party not listed above.
All third-party services listed operate under their own privacy policies and are either based in the EU or operate under adequate transfer mechanisms (Stripe and Cloudflare participate in the EU–US Data Privacy Framework).
6. Data retention
We retain your personal data for as long as your subscription is active and for a period afterwards as required by law or legitimate business need:
- Active customers — data retained for the duration of the subscription
- After cancellation — name, email, and billing reference retained for up to 7 years to comply with Cyprus tax and accounting obligations
- Support communications — retained for 2 years from the date of last contact
After the applicable retention period, your data is deleted from our records. Deletion requests (see section 7) are handled within 30 days, subject to any overriding legal obligation to retain specific records.
7. Your rights under GDPR
As a data subject under GDPR you have the following rights:
- Right of access — request a copy of the personal data we hold about you
- Right to rectification — ask us to correct inaccurate or incomplete data
- Right to erasure — ask us to delete your data, subject to legal retention requirements
- Right to restriction — ask us to limit how we process your data in certain circumstances
- Right to data portability — receive your data in a structured, machine-readable format
- Right to object — object to processing based on legitimate interests
You also have the right to lodge a complaint with the Cyprus Commissioner for Personal Data Protection (dataprotection.gov.cy) if you believe we have handled your data unlawfully.
8. Your customers' data
When your booking system is live, your customers submit personal data (name, email, phone number) through the booking page you operate. This data is stored in your Google Calendar and Google Sheets — both under your own Google account.
In this context:
- You are the data controller for your customers' data
- We are the data processor — we deployed the system that handles that data on your behalf
You are responsible for ensuring your own use of customer data complies with GDPR and any other applicable data protection law in your jurisdiction. This includes providing your customers with appropriate notice of how their data is used.
Where SMS appointment reminders are enabled, your customers' phone numbers are transmitted to SMS.to solely for the purpose of sending those reminders. SMS.to acts as a sub-processor under our shared account and does not use this data for any other purpose. Beyond this, we do not access, store, or process your customers' personal data after initial deployment, except where necessary to resolve a technical support issue at your request.
9. Cookies and local storage
This website does not use cookies.
We use two localStorage entries — awm-theme (light/dark preference) and awm-lang (language preference) — to remember your display settings. These values are stored only in your browser, never transmitted to us, contain no personal data, and do not require consent under GDPR.
We do not use any analytics, advertising, or tracking technologies.
10. Data security
We take reasonable technical and organisational measures to protect your personal data, including:
- All data in transit is encrypted via HTTPS (TLS)
- Payment data is handled exclusively by Stripe and never passes through our systems
- Stripe secret keys and shared secrets are stored only in Google Apps Script properties, not in code or publicly accessible files
- Access to signup records in Google Sheets is restricted to authorised personnel only
No method of transmission over the internet is 100% secure. In the event of a data breach that poses a risk to your rights, we will notify you and the relevant supervisory authority within 72 hours as required by GDPR.
11. Changes to this policy
We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you by email at least 14 days before any material change takes effect. The effective date at the top of this page will always reflect the most recent version.
12. Contact and complaints
For any privacy-related questions or to exercise your rights, contact us at:
Pafios Tech
Cyprus
support@appointwith.me
If you are not satisfied with our response, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority:
Commissioner for Personal Data Protection
Iasonos 1, 1082 Nicosia, Cyprus
dataprotection.gov.cy
Πολιτική Απορρήτου
Περιεχόμενα
- Ποιοι είμαστε
- Ποια δεδομένα συλλέγουμε και γιατί
- Νομική βάση επεξεργασίας
- Πώς χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας
- Με ποιους μοιραζόμαστε τα δεδομένα σας
- Διατήρηση δεδομένων
- Τα δικαιώματά σας βάσει GDPR
- Δεδομένα των πελατών σας
- Cookies και τοπική αποθήκευση
- Ασφάλεια δεδομένων
- Αλλαγές σε αυτήν την πολιτική
- Επικοινωνία και καταγγελίες
1. Ποιοι είμαστε
Το Appoint With Me λειτουργεί από την Pafios Tech, με έδρα την Κύπρο. Είμαστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που παρέχετε κατά την εγγραφή και τη χρήση της Υπηρεσίας.
Επικοινωνία: support@appointwith.me
2. Ποια δεδομένα συλλέγουμε και γιατί
Συλλέγουμε μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την παροχή και τη λειτουργία της Υπηρεσίας.
| Δεδομένα | Πηγή | Σκοπός |
|---|---|---|
| Ονοματεπώνυμο | Φόρμα εγγραφής | Ταυτοποίηση λογαριασμού και επικοινωνία |
| Επωνυμία επιχείρησης | Φόρμα εγγραφής | Εγκατάσταση υπηρεσίας και ταυτοποίηση |
| Διεύθυνση email | Φόρμα εγγραφής | Επικοινωνία, υποστήριξη, ειδοποιήσεις χρέωσης |
| Αριθμός τηλεφώνου | Φόρμα εγγραφής | Συντονισμός εγκατάστασης |
| Αριθμός επαγγελματιών | Φόρμα εγγραφής | Καθορισμός σωστής τιμής συνδρομής |
| Τρόπος πληρωμής | Stripe (δεν αποθηκεύεται από εμάς) | Χρέωση συνδρομής |
| Stripe Customer ID | Stripe API | Σύνδεση λογαριασμού με εγγραφή χρέωσης |
Δεν συλλέγουμε δεδομένα πέραν αυτών που αναφέρονται παραπάνω. Δεν χρησιμοποιούμε pixels παρακολούθησης, δίκτυα διαφήμισης ή αναλυτικά συμπεριφοράς.
3. Νομική βάση επεξεργασίας
Βάσει του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR), επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα στις εξής νομικές βάσεις:
- Εκτέλεση σύμβασης (Άρθρο 6(1)(β)) — η επεξεργασία ονόματος, επωνυμίας, email, τηλεφώνου και αριθμού επαγγελματιών είναι απαραίτητη για την εγκατάσταση και παροχή της Υπηρεσίας.
- Έννομα συμφέροντα (Άρθρο 6(1)(στ)) — η διατήρηση του Stripe Customer ID και των στοιχείων εγγραφής είναι απαραίτητη για χρέωση, διαχείριση λογαριασμού και επίλυση διαφορών. Τα έννομα συμφέροντά μας δεν υπερισχύουν των δικαιωμάτων σας.
- Νομική υποχρέωση (Άρθρο 6(1)(γ)) — ενδέχεται να υποχρεούμαστε να διατηρούμε ορισμένα αρχεία (π.χ. τιμολόγια) βάσει κυπριακής φορολογικής νομοθεσίας.
4. Πώς χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας
Τα δεδομένα σας χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για:
- Εγκατάσταση και ανάπτυξη του συστήματος κρατήσεών σας
- Επικοινωνία σχετικά με τον λογαριασμό, την πρόοδο εγκατάστασης και αιτήματα υποστήριξης
- Επεξεργασία πληρωμών συνδρομής μέσω Stripe
- Αποστολή ειδοποιήσεων χρέωσης (τιμολόγια, αποτυχίες πληρωμής, αλλαγές συνδρομής)
- Τήρηση εσωτερικού αρχείου ενεργών πελατών για σκοπούς διαχείρισης λογαριασμών
Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας για marketing σε τρίτους, κατάρτιση προφίλ ή αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων.
5. Με ποιους μοιραζόμαστε τα δεδομένα σας
Μοιραζόμαστε τα δεδομένα σας μόνο με τις υπηρεσίες τρίτων που είναι απαραίτητες για τη λειτουργία της πλατφόρμας. Κάθε μία ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία εκ μέρους μας.
| Υπηρεσία | Σκοπός | Δεδομένα που κοινοποιούνται |
|---|---|---|
| Stripe | Επεξεργασία πληρωμών και διαχείριση συνδρομής | Όνομα, email, τηλέφωνο, τρόπος πληρωμής |
| Google (Gmail & Sheets) | Αρχείο εγγραφών και αποστολή ειδοποιήσεων από τον λογαριασμό μας | Όνομα, επωνυμία, email, τηλέφωνο, αριθμός επαγγελματιών |
| Cloudflare | Φιλοξενία της σελίδας εγγραφής | Διεύθυνση IP και τυπικά μεταδεδομένα HTTP (δεν αποθηκεύονται από εμάς) |
Δεν πωλούμε τα δεδομένα σας. Δεν τα κοινοποιούμε σε κανέναν εκτός από τους παραπάνω αναφερόμενους.
Όλες οι παραπάνω υπηρεσίες λειτουργούν υπό τις δικές τους πολιτικές απορρήτου και εδρεύουν στην ΕΕ ή λειτουργούν βάσει κατάλληλων μηχανισμών μεταφοράς (Stripe και Cloudflare συμμετέχουν στο EU–US Data Privacy Framework).
6. Διατήρηση δεδομένων
Διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα για όσο διάστημα η συνδρομή σας είναι ενεργή και για το απαιτούμενο διάστημα μετά:
- Ενεργοί πελάτες — δεδομένα διατηρούνται για τη διάρκεια της συνδρομής
- Μετά την ακύρωση — όνομα, email και στοιχεία χρέωσης διατηρούνται έως 7 έτη βάσει κυπριακών φορολογικών υποχρεώσεων
- Επικοινωνίες υποστήριξης — διατηρούνται 2 έτη από την τελευταία επαφή
Μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης, τα δεδομένα σας διαγράφονται. Αιτήματα διαγραφής (βλ. ενότητα 7) διεκπεραιώνονται εντός 30 ημερών, εφόσον δεν υπάρχει νομική υποχρέωση διατήρησης.
7. Τα δικαιώματά σας βάσει GDPR
Ως υποκείμενο δεδομένων βάσει GDPR, έχετε τα εξής δικαιώματα:
- Δικαίωμα πρόσβασης — αίτηση αντιγράφου των προσωπικών δεδομένων που διατηρούμε
- Δικαίωμα διόρθωσης — αίτηση διόρθωσης ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων
- Δικαίωμα διαγραφής — αίτηση διαγραφής δεδομένων, υπό τις νομικές υποχρεώσεις διατήρησης
- Δικαίωμα περιορισμού — αίτηση περιορισμού της επεξεργασίας υπό ορισμένες περιστάσεις
- Δικαίωμα φορητότητας — λήψη δεδομένων σε δομημένη, αναγνώσιμη από μηχανή μορφή
- Δικαίωμα εναντίωσης — εναντίωση στην επεξεργασία βάσει εννόμων συμφερόντων
Έχετε επίσης δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Κύπρου (dataprotection.gov.cy) εάν θεωρείτε ότι έχουμε χειριστεί τα δεδομένα σας παράνομα.
8. Δεδομένα των πελατών σας
Όταν το σύστημα κρατήσεών σας είναι ενεργό, οι πελάτες σας υποβάλλουν προσωπικά δεδομένα (όνομα, email, τηλέφωνο) μέσω της σελίδας κρατήσεων που λειτουργείτε. Αυτά αποθηκεύονται στο Google Calendar και Google Sheets — και τα δύο υπό τον δικό σας λογαριασμό Google.
Σε αυτό το πλαίσιο:
- Εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων των πελατών σας
- Εμείς είμαστε ο εκτελών την επεξεργασία — αναπτύξαμε το σύστημα που επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα εκ μέρους σας
Είστε υπεύθυνοι για τη διασφάλιση ότι η χρήση δεδομένων πελατών συμμορφώνεται με τον GDPR και κάθε άλλη ισχύουσα νομοθεσία. Αυτό περιλαμβάνει την κατάλληλη ενημέρωση των πελατών σας για τον τρόπο χρήσης των δεδομένων τους.
Όταν οι υπενθυμίσεις SMS είναι ενεργοποιημένες, οι αριθμοί τηλεφώνου των πελατών σας διαβιβάζονται στο SMS.to αποκλειστικά για την αποστολή των υπενθυμίσεων. Το SMS.to λειτουργεί ως υπεργολάβος επεξεργασίας στο πλαίσιο του κοινόχρηστου λογαριασμού μας και δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα αυτά για οποιονδήποτε άλλο σκοπό. Πέραν αυτού, δεν αποκτούμε πρόσβαση, δεν αποθηκεύουμε ούτε επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα των πελατών σας μετά την αρχική εγκατάσταση, εκτός αν είναι απαραίτητο για την επίλυση τεχνικού προβλήματος κατ' αίτησή σας.
9. Cookies και τοπική αποθήκευση
Ο παρών ιστότοπος δεν χρησιμοποιεί cookies.
Χρησιμοποιούμε δύο καταχωρήσεις localStorage — awm-theme (προτίμηση φωτεινού/σκοτεινού θέματος) και awm-lang (προτίμηση γλώσσας) — για να θυμόμαστε τις ρυθμίσεις εμφάνισής σας. Αποθηκεύονται μόνο στο πρόγραμμα περιήγησής σας, δεν μεταδίδονται σε εμάς, δεν περιέχουν προσωπικά δεδομένα και δεν απαιτούν συγκατάθεση βάσει GDPR.
Δεν χρησιμοποιούμε καμία τεχνολογία αναλυτικών, διαφήμισης ή παρακολούθησης.
10. Ασφάλεια δεδομένων
Λαμβάνουμε εύλογα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων:
- Όλα τα δεδομένα κατά τη μεταφορά κρυπτογραφούνται μέσω HTTPS (TLS)
- Τα δεδομένα πληρωμής διαχειρίζονται αποκλειστικά από το Stripe και δεν διέρχονται από τα συστήματά μας
- Τα μυστικά κλειδιά Stripe και τα κοινά μυστικά αποθηκεύονται μόνο στις ιδιότητες Google Apps Script, όχι σε κώδικα ή δημόσια αρχεία
- Η πρόσβαση στα αρχεία εγγραφών στο Google Sheets περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό
Καμία μέθοδος μεταφοράς μέσω διαδικτύου δεν είναι 100% ασφαλής. Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων που εγκυμονεί κίνδυνο για τα δικαιώματά σας, θα σας ειδοποιήσουμε εντός 72 ωρών, όπως απαιτεί ο GDPR.
11. Αλλαγές σε αυτήν την πολιτική
Ενδέχεται να ενημερώνουμε την Πολιτική Απορρήτου κατά καιρούς. Θα σας ειδοποιούμε μέσω email τουλάχιστον 14 ημέρες πριν τεθεί σε ισχύ οποιαδήποτε ουσιαστική αλλαγή. Η ημερομηνία ισχύος στην κορυφή αυτής της σελίδας αντικατοπτρίζει πάντα την πιο πρόσφατη έκδοση.
12. Επικοινωνία και καταγγελίες
Για οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με το απόρρητο ή για την άσκηση δικαιωμάτων, επικοινωνήστε μαζί μας:
Pafios Tech
Κύπρος
support@appointwith.me
Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με την απάντησή μας, έχετε δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην εποπτική αρχή:
Επίτροπος Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Ιάσονος 1, 1082 Λευκωσία, Κύπρος
dataprotection.gov.cy